# TIEDOSTO

## Yleiskatsaus

Jos kosketat asiakirjojen arkistointitoiminnon [Tiedosto]-näppäintä alkuperäistä tulostettaessa tai lähetettäessä eri tiloissa, voit tallentaa alkuperäisen samanaikaisesti tiedostona pääkansioon tai mukautettuun kansioon. Tallennettu tiedosto voidaan hakea myöhemmin, joten voit kopioida tai lähettää alkuperäisen uudelleen varsinaista alkuperäistä etsimättä.
Kun tiedosto on tallennettu Tiedosto-toiminnolla, mutta siihen ei ole liitetty tiedoston tietoja, seuraava käyttäjänimi ja tiedostonimi määritetään tiedostolle automaattisesti.
Käyttäjänimi: Käytt. Tuntem.
Tiedostonimi: Tila_Päivä-Kuukausi-Vuosi_Tunti-Minuutti-Sekunti
(Esimerkki: Kopio_20110404_112030)
Tallennettu: Pääkansio

## Toiminta

Jäljempänä on esimerkki ”Tiedosto”-toiminnon käyttämisestä kopiointitilassa.
Aseta alkuperäinen ja kosketa [Esikatselu]-näppäintä.
Aseta alkuperäinen automaattisen syöttölaitteen asiakirjan syöttötasolle tai valotuslasille.

- ALKUPERÄISASIAKIRJAN SIJOITTAMISTAVAN VALINTA ALKUPERÄISASIAKIRJAN TYYPIN JA TILAN MUKAAN

Joissakin kopiointitoiminnoissa asetukset on määritettävä ennen esikatselua.
Liitä tiedoston tiedot koskettamalla [Tiedosto]-näppäintä.
Lisätietoja käyttäjänimen, tiedostonimen, kansion ja omaisuusasetuksen valitsemisesta on kohdassa ”Tiedoston tiedot”.
Kiintolevylle tallentaminen:

- Ominaisuuden muuttaminen
- Käyttäjänimen määrittely
- Tiedostonimen määrittäminen
- Kansion määrittäminen
- PDF-tiedoston luonti tietokoneella selausta varten

Ulkoiseen muistilaitteeseen tallentaminen:

- Tiedostonimen määrittäminen
- Kansion määrittäminen
- PDF-tiedoston luonti tietokoneella selausta varten

Palaat tähän näyttöön, kun olet määrittänyt edellä olevat asetukset. Siirry seuraavaan vaiheeseen.
Jos et halua määrittää tiedostolle käyttäjänimeä tai muita tietoja, siirry seuraavaan vaiheeseen.
Kosketa .
Palaat kopiointitilan perusnäyttöön ja [Tiedosto]-näppäin on korostettuna.
Valitse kopiointiasetukset ja kosketa sitten [VÄRI KÄYNNISTYS]- tai [M/V KÄYNNISTYS] -näppäintä.

- Kopioinnin alkaessa alkuperäinen tallennetaan myös tiedostona.
  Lisäksi valitut kopiointiasetukset tallennetaan.
- Alkuperäisen asettaminen: katso vaihe 1 kohdassa ”ALKUPERÄISEN ASIAKIRJAN ASETTAMISTAVAN VALITSEMINEN SEN TYYPIN JA TILAN MUKAAN”.

Tiedoston tiedot
Tarkemmat tiedot asetuksista on jäljempänä.
Ominaisuuden, käyttäjänimen, tiedostonimen ja kansion määrittäminen helpottaa tiedostojen hallintaa ja hakemista. Lisäksi muut henkilöt eivät voi katsella tiedostoja ilman lupaa silloin, kun omaisuudeksi on valittu [Luottamuksellinen] ja salasana on määritetty.
Ominaisuuden muuttaminen
Suojausasetus voidaan valita tiedostoille, jotka on tallennettu asiakirjojen arkistointitoiminnolla. Se estää tiedostojen siirtämisen ja automaattisen tai manuaalisen poistamisen.
Tallennetuille tiedostoille voidaan valita yksi kolmesta ominaisuudesta: ”Jaettu”, ”Suojattu”, ja ”Luottam.”. Kun tiedosto tallennetaan ”Jaettu”-ominaisuudella, tiedosto ei ole suojattu. Kun tiedosto tallennetaan ”Suojattu”- tai ”Luottamuksellinen”-ominaisuudella, tiedosto on suojattu.
Pikatiedostoon tallennettujen tiedostojen ominaisuus on ”Jaettu”. Kun tiedosto tallennetaan pääkansioon tai mukautettuun kansioon, ominaisuudeksi voidaan valita ”Jaettu”, ”Suojattu” tai ”Luottamuksellinen”.

Jaettu | ”Jaettu”-tiedosto voidaan muuttaa ”Suojattu”- tai ”Luottamuksellinen”-tiedostoksi työasetusten ”Ominaisuuden muutos”-toiminnolla.
Suojattu | ”Suojattu”-toiminnossa ei käytetä salasanaa, mutta se estää tiedostojen siirtämisen, poistamisen tai muokkaamisen. Toiminnolle ei voi määrittää salasanaa. -kuvake näkyy yhdessä suojatun tiedoston tiedostonäppäimen tilakuvakkeen kanssa.
Luottamuksellinen | ”Luottamuksellinen”-tiedosto suojataan salasanalla. (Tiedostoa ei voi avata ilman salasanaa.) -kuvake näkyy yhdessä luottamuksellisen tiedoston tiedostonäppäimen tilakuvakkeen kanssa.

Suojausominaisuuden muuttamista koskevat rajoitukset

- ”Jaettu”-tiedosto voidaan muuttaa ”Suojattu”- tai ”Luottamuksellinen”-tiedostoksi. Jos ”Jaettu”-tiedosto on kuitenkin tallennettu pikatiedostokansioon, valittavana on vain ”Suojattu”-ominaisuus.
- ”Suojattu”-tiedosto voidaan muuttaa ”Jaettu”- tai ”Luottamuksellinen”-tiedostoksi. Jos ”Suojattu”-tiedosto on kuitenkin tallennettu pikatiedostokansioon, valittavana on vain ”Jaettu”-ominaisuus.
- Pikatiedostokansioon tallennetun tiedoston ominaisuudeksi ei voi valita ”Luottamuksellinen”. Jos tiedosto siirretään pääkansioon tai mukautettuun kansioon, myös ”Luottamuksellisuus”-ominaisuuden voi valita.
- Samalle tiedostolle ei voida valita kahta suojausominaisuutta.

Valitse Tiedoston tiedot -näytöstä [Ominaisuus].
Valitse ensin [Luottamuksellinen] ja syötä sitten numeronäppäimillä salasana (32 numeroa).
Aina kun syötät yhden merkin, ”” on näkyvissä.
Käyttäjänimen määrittely
Kosketa [Käyttäjänimi]-tekstiruutua.
Kun käyttäjätunnistusta käytetään, sisäänkirjautumiseen käytetty käyttäjänimi valitaan automaattisesti. Tässä tapauksessa tätä vaihetta ei tarvita.
Käyttäjänimi on tallennettava ensin valitsemalla asetustilassa [Käyttäjän hallinta] → [Käyttäjäluettelo].
Kosketa käyttäjänimen näppäintä.
Vaihtoehtoisesti voit valita käyttäjänimen koskettamalla [Soitto rekisteröintinumerolla] -näppäintä ja syöttämällä käyttäjänumeron.
Käyttäjänimi on asetettava ensin valitsemalla asetustilassa [Käyttäjän hallinta] → [Käyttäjäluettelo].
Kosketa .
Järjestelmä palautuu vaiheen 1 näyttöön, jossa valittu käyttäjänimi on näkyvissä.
Tiedostonimen määrittäminen
Tiedostolle voidaan määrittää tiedostonimi.
Kosketa [Tiedoston nimi] -tekstiruutua ja syötä tiedoston nimi.
Syötä tiedoston nimi (korkeintaan 30 merkkiä).
Tiedoston nimi

- Jos määritetty nimi on jo olemassa, aaltoviiva ja sarjanumero lisätään tiedostonimen perään ja tiedosto tallennetaan erillisenä tiedostona. Kirjainkoolla ei ole merkitystä tiedoston nimessä.
  Jos esimerkiksi ”test.txt”-tiedosto on jo olemassa ja määrität tiedoston nimeksi ”TEST.TXT”, tiedosto tallennetaan nimellä ”TEST.TXT~1”.
- Jos tiedoston nimi on liian pitkä, ylimääräiset merkit jätetään pois ja sarjanumero lisätään nimen loppuun.

Kansion määrittäminen
Määritä kansio, johon tiedosto tallennetaan.
Kosketa [Talletettu]-tekstiruutua.
Jos käyttäjänimellä on valittuna ”Oma kansio”, kyseisen käyttäjän ”Oma kansio” valitaan automaattisesti.
Kosketa sen kansion näppäintä, johon haluat tallentaa tiedoston.
Jos kansiolle on asetettu salasana, salasanan syöttöruutu avautuu. Syötä salasana (5-8 numeroa) numeronäppäimillä ja kosketa -näppäintä.
PDF-tiedoston luonti tietokoneella selausta varten
Kun valitset [Luo PDF tietokoneella selausta varten] -valintaruudussa , tiedostoa tallennettaessa luodaan julkinen, tietokoneessa selattava PDF-tiedosto.
Takaisin ylös